 |
| Imej ihsan Facebook SMK BUD4 |
Pelupusan adalah satu proses di mana sesuatu aset / barang awam yang secara fizikalnya masih ada dalam simpanan tetapi tidak digunakan atau diperlukan dan perlu dikeluarkan dari simpanan dan rekod.
Mengikut Undang-undang Malaysia, Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) pelupusan ertinya cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan pemusnahan, pemindahan atau selainnya.
KRITERIA BUKU UNTUK PELUPUSAN
Pilih buku-buku yang hendak dilupus berdasarkan kriteria-kriteria berikut:
- Tidak ada kulit;
- Hilang muka surat;
- Sistem ejaan lama;
- Sukatan lama.
TATACARA
Tatacara yang harus dipatuhi untuk melaksanakan proses pelupusan adalah:
1. Melakukan proses pilih buang (weeding process) terlebih dahulu untuk menentukan bahan yang hendak dilupus benar-benar sesuai untuk dimusnahkan dan dikeluarkan dari rekod simpanan.
2. Menyenaraikan bahan Pusat Sumber Sekolah yang hendak dilupus menggunakan borang yang disediakan. ( Borang 9 )
3. Menghantar surat permohonan pelupusan kepada Ketua Pengarah, Arkib Negara Malaysia dan Jabatan Audit Negara bersama senarai pelupusan bahan untuk kelulusan.
4. Melaksanakan tindakan pelupusan setelah mendapat kelulusan dari Ketua Pengarah, Arkib Negara Malaysia dan Jabatan Audit Negara.
5. Menghantar borang maklumat pemusnahan ke Arkib Negara Malaysia setelah selesai proses pemusnahan / pelupusan dijalankan.
KAEDAH
Kaedah untuk melaksana cara pelupusan adalah tertakluk kepada Surat Kementerian Kewangan, bertarikh 3 November 1993, Pelupusan Bahan-Bahan Bercetak / Kertas Terpakai Daripada Kementerian / Jabatan Kerajaan / Badan Berkanun iaitu;
1. Jualan melalui sebutharga bagi kuantiti yang banyak. Hasil jualan akan dikreditkan ke dalam akaun hasil jabatan.
2. Jual terus kepada kilang-kilang kitar semula bagi kuantiti yang sedikit. Hasil jualan juga akan dikreditkan ke dalam akaun hasil jabatan.
3. Pembakaran hendaklah dibuat mengikut peraturan semasa mengenai kualiti alam sekeliling dan garis panduan yang ditetapkan oleh Jabatan Alam Sekitar.
4. Bahan yang mengandungi maklumat peribadi orang perseorangan hendaklah dikoyak atau dirincih sebelum tindakan penjualan.
5. Pelupusan secara tanam hendaklah dilaksanakan dengan mengambil langkah- langkah yang sesuai supaya sebarang benda hidup termasuk tumbuh-tumbuhan serta keadan alam sekitar tidak terancam.
6. Cara-cara lain yang difikirkan sesuai.
CARTA ALIR
PANDUAN PELAKSANAAN
BORANG PELUPUSAN:
){kind=link}